W przedsiębiorstwach, w których dzień w dzień powstają dziesiątki albo setki dokumentów, znaczenie ma nie tylko sposób ich wystawiania, lecz też to, co dzieje się z informacją w późniejszym czasie. Dane dotyczące zamówień, towarów, kontrahentów czy płatności na prawdę bardzo często przechodzą przez kilka działów, a każda dodatkowa czynność wykonywana ręcznie zwiększa ryzyko pomyłki lub opóźnienia. Z tego powodu przy zmianie systemu warto najpierw przyjrzeć się bliżej rzeczywistemu obiegowi informacji.
Dopiero wówczas można określić, które działania wymagają uporządkowania, a które wynikają ze specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa i powinny pozostać bez większych zmian. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorakie obszary działalności, jednakże ich zakres nie powinien być ustalany tylko na podstawie dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest określenie, jakie zadania mają być realizowane w systemie i kto będzie za nie odpowiadał.
Istotnym etapem przygotowań jest również sprawdzenie danych, które mają zostać wykorzystane po uruchomieniu nowego rozwiązania. W starszych bazach na prawdę często znajdują się rekordy, z których przedsiębiorstwo już nie korzysta, przestarzałe informacje oraz pozycje powstałe w wyniku wieloletnich przeróbek sposobu pracy. Przeniesienie ich bez selekcji może utrudniać późniejsze szukanie potrzebnych informacji. Z drugiej strony zbyt ogromne ograniczenie zakresu migracji może spowodować utratę danych potrzebnych do analiz albo obsługi wcześniejszych dokumentów. W praktyce trzeba więc ustalić, jakie informacje są nadal używane, jakie powinny zostać zachowane oraz w jakiej postaci mają znaleźć się w nowym środowisku. Dotyczy to także słowników, kartotek i oznaczeń stosowanych przez pracowników. O ile te elementy zostaną przygotowane niespójnie, problemy mogą pojawić się już podczas pierwszych codziennych operacji.
Na przebieg pracy wpływa też sposób skonfigurowania uprawnień. Przy większej liczbie użytkowników oczywiście nie każdy powinien posiadać dostęp do w zasadzie wszystkich danych i możliwości systemu. Innego zakresu potrzebuje osoba obsługująca sprzedaż, innego pracownik magazynu, a jeszcze innego dział zajmujący się rozliczeniami. Nie chodzi ponadto jedynie o ograniczenie dostępu, lecz także o uporządkowanie odpowiedzialności za poszczególne czynności. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane zgodnie z różnymi modelami organizacyjnymi, dlatego przy podejmowaniu uprawnień należy uwzględnić faktyczny podział zadań. Warto również przewidzieć sytuacje zastępstw, modyfikacji stanowisk a także okresowych obowiązków wykonywanych przez osoby, które na co dzień nie korzystają z danego modułu. Takie przypadki na prawdę często ujawniają niedopasowanie przyjętych ustawień do rzeczywistej organizacji pracy.
Szczególnym momentem jest przejście od przygotowań do zwykłego użytkowania systemu. Wcześniejsze testy pozwalają sprawdzić typowe operacje, ale nie za każdym razem pokazują wszystkie sytuacje występujące w ciągu miesiąca czy roku. Dopiero praktyczna praca może ujawnić, że określona procedura trwa dłużej niż zakładano, dane są wprowadzane w niewłaściwej kolejności lub jeden proces zależy od czynności wykonywanej przez inny dział. Dlatego podczas wdrożenia warto obserwować nie tylko i wyłącznie działanie poszczególnych funkcji, niemniej jednak także współzależności między nimi. Każda korekta konfiguracji może mieć wpływ na inne operacje, szczególnie gdy kilka działów korzysta z owych samych danych. W takich warunkach wdrożenia Comarch stają się procesem obejmującym nie tylko ustawienia techniczne, lecz również analizę sposobu pracy, przygotowanie użytkowników i stopniowe dostosowywanie procedur do warunków panujących w konkretnej organizacji.
Polecamy: oprogramowanie comarch erp optima.