Dobrze działająca organizacja przepływu towarów wymaga znacznie więcej niż samego przewozu ładunku z jednego miejsca do drugiego. W praktyce znaczenie ma kolejność działań, dostępność środków transportu, sposób przygotowania przesyłek oraz wymianę informacji między uczestnikami procesu. Właśnie dlatego usługi logistyczne mogą obejmować wiele różnorakich czynności, od planowania dostaw i magazynowania po obsługę dokumentacji czy kontrolowanie terminów realizacji.
Zakres takich działań uzależniony jest od rodzaju produktów, częstotliwości wysyłek i sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Innych rozwiązań wymaga regularna dystrybucja niewielkich przesyłek, a innych transport większych partii towaru. Przy kształtowaniu powinno się też brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. opóźnienia, zmiany ilości zamówień albo konieczność zmiany trasy podczas realizacji zlecenia.
W części przedsiębiorstw zadania powiązane z transportem i magazynowaniem pozostają wewnątrz organizacji, jednak możliwe jest także przekazanie wybranych procesów podmiotowi zewnętrznemu. Logistyka zewnętrzna oznacza w takiej okoliczności powierzenie określonych czynności wyspecjalizowanemu wykonawcy, przy zachowaniu ustalonego podziału odpowiedzialności. Nie musi to oznaczać przekazania całego procesu. Jedna firma może powierzyć tylko magazynowanie i kompletowanie zamówień, inna również transport, obsługę zwrotów czy przygotowywanie dokumentów. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu współpracy, ponieważ niejasny podział obowiązków może powodować kłopoty przy reklamacjach, zmianach terminów lub brakach w dokumentacji. W praktyce szczególnie istotna okazuje się wymiana aktualnych informacji, ponieważ dosłownie bardzo dobrze zaplanowany transport może wymagać korekty, gdy zmienią się warunki po stronie nadawcy albo odbiorcy.
Przy szerszym zakresie zadań pojawia się rola podmiotu, który koordynuje poszczególne elementy całego procesu. Operator logistyczny może zajmować się organizacją przewozów, pracą magazynu, przeładunkami, kompletacją oraz przekazywaniem informacji o statusie przesyłek. Zakres jego zadań nie jest jednakże w każdej chwili jednakowy i powinien wynikać z przyjętego modelu obsługi. Znaczenie ma też rodzaj przewożonych towarów. Towary wymagające określonych warunków przechowywania, produkty o niedługim terminie przydatności czy ładunki o niestandardowych wymiarach wymagają innych ustaleń niż typowe przesyłki. W takich przypadkach samo zaplanowanie trasy nie wystarcza. Należy uwzględnić w głównej mierze sposób załadunku, przystępność powierzchni magazynowej, czas postoju a także oczekiwania dotyczące dokumentacji.
Ocena organizacji procesów logistycznych wymaga spojrzenia na cały przebieg dostawy, a nie tylko na jej finalny etap. Opóźnienie może powstać w magazynie, podczas kompletowania zamówienia, przy przekazywaniu informacji lub na etapie transportu. Z tego powodu przy analizowaniu współpracy z zewnętrznym podmiotem warto ustalić, które czynności są wykonywane przez poszczególne strony i w jaki sposób przekazywane są informacje o zmianach. Znaczenie mają także kwestie związane z sezonowością, ponieważ okresowe zwiększenie liczby zamówień może wymagać dodatkowej powierzchni, pracowników albo środków transportu. Z kolei przy mniejszej liczbie wysyłek część uprzednio przyjętych rozwiązań może okazać się niepotrzebna. Logistyka jest zatem procesem zależnym od wielu zmiennych, a sposób jej organizacji może być modyfikowany wraz ze zmianą wielkości dystrybucji, rodzaju asortymentu i kierunków dostaw.
Polecana strona: organizacja i zarządzanie magazynem.