Kłopoty zaczynają się zwykle wtedy, gdy firma rośnie szybciej niż jej systemy wewnętrzne. Dane są w różnych miejscach, procesy działają „po staremu”, a właściwie każdy dział ma własny sposób pracy. W takim środowisku niełatwo o spójność, bo informacje nie przepływają w jednym rytmie.
W praktyce to właśnie wtedy pojawia się wymaganie uporządkowania procesów, a nie tylko i wyłącznie ich przyspieszenia.
W codziennej pracy z systemami ERP kluczowe jest to, jak bardzo są dopasowane do realnych działań firmy, a nie do teoretycznego modelu. Oprogramowanie comarch często wdrażane jest w środowiskach, gdzie wcześniejsze rozwiązania przestały nadążać za liczbą dokumentów, transakcji i współzależności między działami. Z perspektywy użytkownika największą różnicę widać nie w samym interfejsie, ale w tym, że dane przestają się dublować i zaczynają tworzyć jeden spójny obraz sytuacji. To zmienia sposób podejmowania wyborów, bo nagle nie powinno się „zbierać informacji”, tylko się je konstatuje.
W praktyce wdrożenia comarch rzadko przebiegają w rewelacyjnym scenariuszu. Najczęściej okazuje się, że trzeba dostosować nie tylko i wyłącznie system, niemniej jednak również nawyki ludzi. Pracownicy przyzwyczajeni do starych schematów na starcie traktują nowe narzędzia jako dodatkowe obciążenie. Dopiero po kilku tygodniach widać, gdzie system rzeczywiście upraszcza pracę, a gdzie wymaga korekt. I to jest moment, w którym wychodzi różnica między wdrożeniem „na papierze” a wdrożeniem działającym w realnych warunkach operacyjnych.
Najbardziej wymagające są sytuacje, w których powinno się połączyć różne obszary działalności w jednym środowisku. Sprzedaż, magazyn, księgowość i raportowanie mają różnorodne tempo pracy i inne priorytety. Jeżeli system nie uwzględnia tych różnic, zaczynają się obejścia i ręczne poprawki. Z doświadczenia wynika, że dopiero świetnie zaprojektowany przepływ danych eliminuje takie działania. Nie chodzi o to, żeby wszystko działało szybciej, niemniej jednak żeby nie było konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji w różnorakich miejscach.
Ostatecznie bardzo istotne w pracy z tego rodzaju systemami jest to, czy potrafią one utrzymać porządek w danych w dłuższym okresie. Początkowa konfiguracja to wyłącznie punkt startowy, a realna wartość pojawia się wtedy, gdy system zaczyna odzwierciedlać rzeczywiste procesy firmy, a nie tylko i wyłącznie ich założenia. Wówczas dopiero widać, które decyzje organizacyjne były trafne, a które trzeba było skorygować już na poziomie codziennej pracy.
Sprawdź: obsługa informatyczna firm łódź.