W pewnym czasie rozwoju firmy liczba wykonywanych operacji zaczyna mieć wpływ na sposób organizacji pracy. Dane są wprowadzane przez różne osoby, dokumenty przechodzą pośród działami, a część informacji musi być wykorzystywana w kilku procesach równocześnie. Przy takim układzie dosłownie drobne rozbieżności mogą prowadzić do dodatkowej pracy.
Jedna osoba korzysta z obowiązującej ceny, druga ma starsze dane, a kolejna musi sprawdzać informacje w innym pliku. Wybór systemu informatycznego powinien być poprzedzony sprawdzeniem takich zależności. Oprogramowanie Comarch może obsługiwać różne obszary działalności, jednakże zakres wykorzystania konkretnych funkcji powinien wynikać z przyjętego sposobu pracy. Warto ponadto rozdzielić potrzeby teraźniejsze od tych, które są wyłącznie planowane. System projektowany wyłącznie pod przyszły rozwój może okazać się niepotrzebnie złożony, jednak rozwiązanie dopasowane wyłącznie do teraźniejszych problemów może wymagać przemian już przy pierwszej większej reorganizacji firmy.
Dużo sugestie w trakcie przygotowań wymaga określenie, kto odpowiada za poszczególne informacje. Nie chodzi tylko o przydzielenie dostępu do skryptu, niemniej jednak o zobowiązanie, gdzie powinna powstawać dana informacja i kto może ją konwertować. O ile dane dotyczące produktu są modyfikowane przez kilka osób bez jasno określonych zasad, prędzej czy później trudno ustalić, która wersja jest aktualna. Dokładnie taki sam problem może dotyczyć kontrahentów, cen, stanów magazynowych czy warunków sprzedaży. Oprogramowanie Comarch pozwala organizować pracę w określony sposób, ale ustawienia systemu muszą odpowiadać przyjętym regułom. Zbyt duża liczba osób posiadających sposobność modyfikowania danych zwiększa ryzyko przypadkowych zmian, a nadmierne ograniczenie dostępu może powodować przestoje. W praktyce potrzebne jest znalezienie rozwiązania w gronie kontrolą a możliwością sprawnego wykonywania obowiązków. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie jedna operacja jest zależna od działań kilku działów.
Przygotowanie systemu obejmuje również sprawdzenie sytuacji niekonwencjonalnych, które w dokumentacji procesów na prawdę często są pomijane. Standardowe zamówienie łatwo przeprowadzić według ustalonego schematu, ale kłopoty zaczynają się przy zmianie warunków, częściowej realizacji, zwrocie lub korekcie. Właśnie takie przypadki pokazują, czy procedura została de fakto przemyślana. W trakcie testów warto więc skorzystać z przykładów z codziennej pracy, a nie tylko z łatwych scenariuszy przygotowanych na potrzeby prezentacji. Wdrożenia Comarch mogą wymagać dopasowania ustawień do sposobu działania dokładnie określonej organizacji, przy czym nie każda różnica powinna prowadzić do tworzenia niestandardowych rozwiązań. Czasem łatwiejsze jest zmodyfikowanie procedury, innym razem konieczna okazuje się zmiana konfiguracji. Decyzja powinna uwzględniać późniejszą obsługę systemu, ponieważ rozwiązanie utworzone dla jednego rzadkiego przypadku może skomplikować sporo innych operacji.
Po rozpoczęciu pracy z nowym systemem zmienia się także sposób wykrywania problemów. Wcześniej użytkownik mógł zauważyć błąd już podczas ręcznego przepisywania danych, natomiast przy automatycznej wymianie informacji nieprawidłowość może zostać zauważona dopiero na następnym etapie. Dlatego przydatne jest sprawdzanie całego przebiegu operacji, od momentu wprowadzenia danych aż do powstania dokumentu lub raportu. Jeżeli system współpracuje z innymi narzędziami, trzeba uwzględnić także miejsca przekazywania informacji w gronie nimi. Wdrożenia Comarch mogą obejmować takie integracje, a ich działanie zależy od sposobu przygotowania danych po obu portalach. W przypadku wystąpienia problemu samo sprawdzenie programu, w którym został zauważony błąd, może zatem nie wystarczyć. Konieczne może być prześledzenie wcześniejszych etapów i zobowiązanie, gdzie informacja została zmieniona, pominięta albo zapisana w sposób niezgodny z oczekiwanym formatem.
Sprawdź: comarch erp optima łódź.