Wielu przedsiębiorców najpierw wybiera darmowy program do faktur on-line, żeby sprawdzić, jak funkcjonuje takie oprogramowanie i czy będzie przydatne u nich w firmie. Jeżeli okaże się, że aplikacja działa właściwie i wystawianie faktur nie jest trudne, dokupują pełną wersję oprogramowania. Dziś faktura online nie jest obowiązkowa, ale później wszyscy będą musieli wystawiać takie dokumenty.
Fakturowanie on-line nie odbiega od faktur papierowych. Na e-fakturze należy umieścić te same informacje, które znajdują się na fakturze tradycyjnej. Nie trzeba jej jednak wysyłać do kontrahentów w formie papierowej, wyłącznie wystarczy wysłać ją e-mailem. Wiele programów do fakturowania robi to w sposób automatyczny, jeżeli wprowadzona jest w nich informacja na temat adresu e-mailowego. Przed wystawieniem takiego dokumentu warto spytać o zgodę na dostarczanie faktur elektronicznych. które są tańsze i wygodniejsze. Dziś takie faktury wystawia sporo firm. Operatorzy sieci komórkowych proponują dosłownie swoim klientom obniżone rachunki, jeśli zdecydują się na faktury wystawiane elektronicznie. O ile faktura wystawiana jest online, można od razu zdobyć ją na adres email – w dniu wystawienia. O ile zaś wysyłana jest pocztą, trzeba brać pod uwagę to, że zanim dotrze minie kilka dni. Szacuje się, że przesyłki pocztowe docierają do klientów w mniej więcej 3 dni robocze. Faktury elektroniczne honorowane są we wszystkich urzędach. W trakcie testom można przekazać je do urzędu skarbowego na dysku zewnętrznym lub przesłać w formie email. W podobny sposób faktury można wysyłać też do zewnętrznej firmy księgowej. I tu znowu pojawia się oszczędność – nie trzeba jeździć do księgowych z każdą fakturą, jeżeli już możliwe jest jej przekazanie w formie elektronicznej. Z fakturą on-line wiąże się też prosty sposób archiwizacji. Takie faktury można przechowywać w chmurze, na dysku zewnętrznym albo w pamięci komputera. Jeżeli już ktoś usunie plik z fakturą, wystawienie duplikatu jest bardzo łatwe i w wielu programach można to załatwić jednym kliknięciem.
Zobacz: program do fakturowania online.