W codziennej pracy związanej z dokumentowaniem dystrybucji liczy się nie tylko samo wystawienie faktury, ale też sposób organizacji całego procesu. Przy większej liczbie transakcji ręczne przygotowywanie dokumentów może oznaczać konieczność wielokrotnego przepisywania tych samych danych, sprawdzania numeracji a także pilnowania terminów płatności. Z tego powodu coraz częściej wykorzystywany jest program do fakturowania on-line, który daje możliwość przygotowywać dokumenty za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
Takie rozwiązanie zmienia przede wszystkim sposób dostępu do danych. Dokumenty nie muszą być tworzone wyłącznie na jednym komputerze, a informacje potrzebne do wystawienia kolejnej faktury mogą być przechowywane w jednym miejscu. W praktyce znaczenie ma także możliwość szybkiego odszukania wcześniejszego dokumentu, poprawienia danych w zgodzie z obowiązującymi zasadami czy ponownego wykorzystania informacji o kontrahencie.
Przy wyborze narzędzia warto zwrócić uwagę na to, jak wygląda sam proces tworzenia dokumentu. Program do wystawiania faktur powinien uwzględniać podstawowe dane wymagane na fakturze i pozwalać ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Na prawdę istotna jest też obsługa numeracji, dat, stawek podatku oraz danych sprzedawcy i nabywcy. W przypadku przedsiębiorcy wystawiającego kilka dokumentów miesięcznie potrzeby mogą być inne niż w firmie, która obsługuje dzień w dzień sporo dystrybucji. Przy sporej liczbie faktur nawet drobna niedogodność, przykładowo konieczność każdorazowego wpisywania tych samych danych, zaczyna być zauważalnym obciążeniem. Dlatego przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić nie tylko i wyłącznie listę dostępnych funkcji, ale także liczbę czynności potrzebnych do przygotowania typowej faktury. Sam zakres sposobności nie przesądza jeszcze o wygodzie korzystania z skryptu.
Inaczej może wyglądać praca osoby, która wystawia dokumenty sporadycznie, a całkiem inaczej przedsiębiorcy rozliczającego wiele transakcji w ciągu dnia. W drugim przypadku znaczenie może posiadać między innymi sposobność korzystania z zapisanych danych kontrahentów, historii dokumentów czy wyszukiwania faktur według określonych informacji. Program do wystawiania faktur on-line jest co więcej rozwiązaniem zależnym od dostępu do internetu a także sposobu przechowywania danych przez dostawcę systemu, dlatego przed rozpoczęciem użytkowania warto zapoznać się z zasadami dostępu do dokumentów i ich archiwizacji. Znaczenie mają także kwestie powiązane z uprawnieniami użytkowników, jeśli z jednego systemu korzysta więcej niż jedna osoba. Przy zmianie sposobu pracy trzeba uwzględnić też przyzwyczajenia pracowników, wymianę dokumentów oraz sposób przekazywania informacji do księgowości. Samo przeniesienie faktur do środowiska internetowego nie rozwiązuje automatycznie problemów organizacyjnych, jeżeli już pozostałe etapy obiegu dokumentów nadal odbywają się w niespójny sposób.
Fakturowanie on-line może być częścią szerszego procesu porządkowania dokumentacji sprzedażowej. Warto wówczas spojrzeć na fakturę nie jako pojedynczy plik, lecz jako szczegół całego obiegu informacji: od momentu sprzedaży, przez wystawienie dokumentu, aż po jego przechowywanie i późniejsze wyszukanie. Przydatne jest ustalenie, kto odpowiada za wystawianie dokumentów, kto kontroluje prawidłowość danych i w jaki sposób przekazywane są informacje potrzebne do rozliczeń. Znaczenie mają także zmieniające się przepisy dotyczące fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów, dlatego sposób pracy powinien być okresowo weryfikowany. Świetnie uporządkowany proces nie musi oznaczać rozbudowanego systemu. W znaczącej liczbie sytuacji ważniejsze od liczby funkcji okazuje się dopasowanie narzędzia do rzeczywistej liczby dokumentów, rodzaju dystrybucji oraz sposobu prowadzenia księgowości.
Zobacz także informacje w tym temacie: automatyzacja zamówień online.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]